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An dieser Stelle möchten wir Ihnen häufig gestellte Fragen zum Thema "ECM" und den Produkten der ELO Digital Office GmbH beantworten:

Wofür steht eigentlich die Abkürzung "ECM"?

Für "Enterprise Content Management". Es umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten im Unternehmen.

Können Originalrechungen nach dem Scannen und Archivieren tatsächlich vernichtet werden?

Ja. ELO speichert Dokumente revisionssicher nach den Vorgaben der GDPdU, GOB u.a. gesetzlicher Grundlagen. Sie müssen lediglich eine Verfahrensdokumentation erstellen. Ausnahmen bilden Zollbelege, Spenden und Belege mit Siegeln (z.B. Notar).


Auf unseren Papierdokumenten leisten wir Unterschriften und stempeln wir. Geht das auch auf den elektronischen Dokumenten?

Ja. Sie können dort genauso markieren, schreiben, stempeln und sogar tackern. Das ursprüngliche Dokument bleibt dabei unverändert.


Wann sollen wir die Dokumente scannen, vor oder nach der Bearbeitung?

Spätes Scannen führt nur zur elektronischen Archivierung. Frühes Scannen ermöglicht Ihnen zudem, das Dokument per Workflow durch das Unternehmen zu führen.


Wie finde ich ein Dokument im Archiv wieder?

Bei der Archivierung wird das Dokument mit sog. "Schlagworten" versehen. Darüber können Sie ein oder mehrere Dokumente blitzschnell wiederfinden.


Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeiter vertrauliche Dokumente einsehen?

Es gibt ein komplexes Berechtigungssystem über das Sie Berechtigungen für Benutzer, Benutzergruppen, Archive und Dokumente festlegen können.


Kann ich aus anderen Programmen heraus auf archivierte Dokumente zugreifen?

Ja. Dafür gibt es verschiedene Erweiterungsmodule, die das mit einem Klick ermöglichen.


Können auch E-Mails archiviert werden?

Ja. Sowohl durch manuelle Archivierung, als auch durch einen serverbasierten, automatisierten Dienst: ELO XC.


Wir arbeiten mit Microsoft Exchange. Die Postfächer sind randvoll. Entlastet ELO die Postfächer?

Ja. ELO XC archiviert die Mails in seinem eigenen, nicht begrenzten Archiv. Eine Verknüpfung mit MS Exchange bleibt aber bestehen.


Können Eingangsrechnungen nicht nur gescannt, sondern auch automatisch verschlagwortet werden?

Nicht nur das: Ausserdem kann dabei gleich ein Buchungssatz für die Fibu erstellt werden! Details lesen Sie hier.


Was machen wir mit unseren ganzen alten Akten?

Alte Dokumente, egal wieviele, können von einem Scandienstleister gescannt und in ELO importiert werden. Fragen Sie uns!

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